Kompletny przewodnik po wyborze odpowiedniego pokoju danych online dla Twojej firmy
Uniwersalne podejście biznesowe staje się przestarzałe, ponieważ współczesne firmy przechodzą na bardziej wyspecjalizowane usługi. To samo dotyczy dostawców wirtualnych pokojów danych. Dawno minęły czasy, kiedy wirtualne pokoje danych były wykorzystywane tylko do fuzji i przejęć. Firmy używają obecnie oprogramowania do pokojów danych do IPO, pozyskiwania funduszy, finansowania społecznościowego lub handlu nieruchomościami. Oczekuje się, że globalny elektroniczny pokój danych osiągnie zasięg 5,497 mln USD do 2030 r .
Mając to na uwadze, dostawcy pokojów danych oferują bardziej dostosowane usługi dla różnych branż i procesów. Jest więc wysoce prawdopodobne, że wirtualny pokój danych dla IPO może nie być wystarczająco dobry dla nieruchomości. Ponadto rodzaj usług pokojów danych różni się również w zależności od wielkości firmy.
Skąd możesz wiedzieć, czy pokój danych jest odpowiedni dla Twojej firmy? Lub jak wybrać wirtualny pokój danych, którego potrzebuje Twoja firma?
Wykonaj te trzy proste kroki, wybierając odpowiednie oprogramowanie do pokoju danych online dla swojej firmy.
Spis treści
- 1. Zdefiniuj, dlaczego potrzebujesz oprogramowania do pokoju danych
- 2. Wybierz funkcje, których potrzebujesz
- 3. Przeprowadź badania dotyczące dostawców wirtualnych pokojów danych
- Ostatnie słowa
1. Zdefiniuj, dlaczego potrzebujesz oprogramowania do pokoju danych
Wirtualne pokoje danych to zasadniczo cyfrowe repozytoria dokumentów hostowane przez certyfikowanych dostawców pokojów danych. Firmy i instytucje publiczne korzystają z pokojów danych do udostępniania danych online, cyfrowej współpracy i zarządzania projektami. Dlatego zanim zdecydujesz się na usługi data room, ważne jest, aby odpowiedzieć na kilka pytań, takich jak:
- Do czego potrzebny jest VDR? Czy potrzebujesz go do jednorazowego projektu, czy chcesz włączyć go na stałe do swoich systemów?
- W jaki sposób pokój danych pomoże Ci osiągnąć cele organizacyjne? Czy zwiększy efektywność działań?
- Ile możesz wydać na pokój danych? Czy pomoże Ci zredukować inne wydatki, takie jak koszty papieru lub druku?
- Jakie funkcje ma oferować pokój danych? Ile miejsca w pokoju danych potrzebujesz?
- Kto będzie korzystał z technologii? Czy Twoi pracownicy czują się komfortowo korzystając z nowych technologii?
2. Wybierz funkcje, których potrzebujesz
Identyfikacja potrzeb i ustalenie budżetu to ważne kroki, ponieważ pomogą Ci ocenić, na jakie funkcje i usługi Cię stać. Na przykład, jeśli potrzebujesz pokoju danych, aby ułatwić komunikację między członkami zarządu, oprócz usług zarządzania danymi ważne jest posiadanie narzędzi do zarządzania spotkaniami.
Jednak niektóre funkcje są obowiązkowe i powinny znajdować się w Twoim VDR bez względu na to, jak zamierzasz z niego korzystać. Oto kilka aspektów, na które powinieneś zwrócić uwagę.
Bezpieczeństwo pokoju danych
Bezpieczeństwo jest najważniejszym aspektem technologii pokojów danych. Każdy kupujący korzysta z technologii pokojów danych przede wszystkim ze względu na jej funkcje ochrony danych.
Dlatego upewnij się, że Twój VDR ma przynajmniej podstawowe funkcje bezpieczeństwa, takie jak weryfikacja dwuetapowa, kontrola dostępu do urządzenia, kontrola dostępu do dokumentów, cyfrowe znaki wodne, 256-bitowe szyfrowanie danych SSL i tryb tylko do przeglądania.
Niektóre z najlepszych pokojów danych pod względem bezpieczeństwa to iDeals, FimrRoom, Firmex i Datasite. Więcej informacji o tych pokojach danych można znaleźć pod adresem datarooms-review.com — niezawodna platforma ze szczegółowymi i bezstronnymi recenzjami najpopularniejszych dostawców pokojów danych.
Certyfikaty
Dostawcy pokojów danych muszą przestrzegać standardów określonych przez różne globalne i regionalne organy regulacyjne. Na przykład globalne organy obejmują ISO i RODO, podczas gdy FINRA , HIPAA i FISMA to regionalne organy regulacyjne.
Łatwość użycia
Pokoje danych są zwykle używane do obsługi dużych ilości danych. Posiadanie funkcji, takich jak przesyłanie zbiorcze, przeciąganie i upuszczanie lub edytor plików, jest ważne przy udostępnianiu lub przechowywaniu dużych ilości informacji.
3. Przeprowadź badania dotyczące dostawców wirtualnych pokojów danych
Porównując wirtualne pokoje danych, zdecydowanie zaleca się również zbadanie dostawców. Zacznij od certyfikatów wymienionych powyżej i sprawdź, czy są one zgodne z przepisami określonymi przez Twój organ regulacyjny. Na przykład HIPAA reguluje praktyki zarządzania danymi w sektorze opieki zdrowotnej w USA.
Oto kilka innych ważnych rzeczy do rozważenia.
Odpowiednie doświadczenie w branży
Jak wspomniano na początku, dostawcy pokojów danych oferują obecnie usługi dostosowane do potrzeb różnych firm i branż.
Doświadczenie branżowe ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga dostawcom lepiej oceniać wyzwania specyficzne dla branży. Ponadto pokoje danych dla organizacji non-profit różnią się od tych używanych przez instytucje publiczne lub organizacje komercyjne.
Cyfrowa obecność
Współcześni konsumenci uważają obecność cyfrową za istotny czynnik budowania zaufania. Czy możesz sobie wyobrazić wirtualny pokój danych bez cyfrowej obecności? Oprócz oficjalnej strony internetowej, możesz szukać profili firmowych na profesjonalnych platformach, takich jak LinkedIn.
Co więcej, możesz rozszerzyć swoje badania na renomowane globalne platformy recenzji oprogramowania, takie jak Capterra, TrustRadius, G2 i Software Advice. Znikoma obecność cyfrowa to czerwona flaga.
Wsparcie klienta
Obsługa klienta jest jednym z decydujących czynników przy wyborze dostawcy. Od instalacji pomieszczenia danych, przez szkolenia, po rozwiązywanie problemów — tylko kompetentna i szybko reagująca obsługa klienta może ułatwić Ci pracę. Dobre pomieszczenie danych z wyjątkową obsługą klienta jest lepsze niż wyjątkowe pomieszczenie danych ze zwykłą obsługą klienta.
Na koniec nie zapomnij skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego, który oferuje prawie każdy dostawca wysokiej klasy pokojów danych.
Ostatnie słowa
Procesu wyboru pokoju danych nie należy lekceważyć. Błędna decyzja nie tylko marnuje czas i zasoby, ale może prowadzić do naruszenia lub wycieku danych, a tym samym zagrozić ogólnemu dobrobytowi Twojej firmy. Wyżej wymienione kroki są wysoce zalecanymi wskazówkami przy wyborze oprogramowania do pokoju danych dla Twojej firmy.
Udział: